1. Leistungsangebot
a) Der Hauptnutzer und dessen Bevollmächtigte (zusammen als Nutzer bezeichnet) können mit dem Online Portal Doc Control der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen GmbH – Ärztliche Gemeinschaftseinrichtung (als Anbieter bezeichnet) Datenübertragungen in einem sicheren Onlinebereich, ausschließlich an den Anbieter, durchführen.
b) Der Online-Bereich ermöglicht dem Nutzer Einblick in seine beim Anbieter geführten Kundenkonten.
c) Der Hauptnutzer kann sämtliche von ihm an den Anbieter übergebenen Forderungen einsehen und deren Status prüfen.
d) Über das Portal kann der Nutzer weitere Dienste und Formulare des Anbieters abrufen, sowie berufsspezifische Informationen erhalten.
e) Der Anbieter kann dem Nutzer über das Portal persönliche Nachrichten und Informationen zustellen (beispielsweise Rechnungsausgangslisten).
f) Der Nutzer kann über das Portal verbindliche Anweisungen zu einzelnen Aufträgen oder Forderungen an den Anbieter erteilen.
g) Umfänglicher Support zur Nutzung und Klärung von Fragestellungen wird durch den eService telefonisch und nur unter Verwendung eines Fernwartungstools (TeamViewer) durchgeführt. Ist ein Vor-Ort-Termin vom Kunden gewünscht, wird der übliche Stundensatz gemäß unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen berechnet.
2. Voraussetzungen zur Nutzung des Online-Angebotes Doc Control
a) Die Nutzung ist ausschließlich für Kunden der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen GmbH – Ärztliche Gemeinschaftseinrichtung möglich, die in einem aktiven Geschäftsbesorgungsverhältnis zu dieser stehen.
b) Technische Zugangsvoraussetzung für die Benutzung ist ein nutzerseitiger Internetzugang unter Verwendung eines Standardbrowsers, sowie die nutzerseitige Systemerlaubnis zur Ausführung von Java-Scripts. Der Anbieter veröffentlicht auf seiner Homepage eine Liste der kompatiblen Browser. Es besteht nutzerseitig kein Anspruch darauf, dass eine Anpassung auf den nutzerseitig verwendeten Browser erfolgt.
c) Es besteht weiter kein Anspruch darauf, dass ein anbieterseitig zur Verwendung zugelassener Browser auch zukünftig unterstützt wird. Änderungen bei der Auswahl der unterstützten Browser werden vom Anbieter angekündigt.
d) Insbesondere übernimmt der Anbieter keine Garantie dafür, dass Browser mit einer für Mobilgeräte geschaffenen Struktur verwendet werden können.
3. Zugang zum Online-Angebot Doc Control
a) Der Kunde erhält für sich oder einen oder mehrere von ihm Bevollmächtigte Personen Zugang zu Doc Control, wenn er hierfür das vom Anbieter zur Verfügung gestellte Anmeldeformular verwendet, vollständig ausfüllt und rechtsverbindlich unterzeichnet an den Anbieter sendet.
b) Die Voraussetzung für die Einrichtung eines Doc Control Accounts ist, dass der anzulegende Nutzer entweder selbst Kunde beim Anbieter ist und einen Identifizierungsprozess nach den Richtlinien der BaFin zum Geldwäschegesetz durchlaufen hat oder dass der Nutzer bei einem solchen Kunden in einem ungekündigten Beschäftigungsverhältnis steht.
c) Es besteht weiterhin die Option für den Kunden, einem nicht in seinen Betrieb eingegliederten externen Berater einen Account zur Verfügung zu stellen. Dies ist jedoch nur für einen Angehörigen eines verkammerten Berufes zulässig, welcher der Schweigepflicht gemäß § 203 StGB unterliegt. Solche Accounts besitzen reduzierte Rechte zur Wahrung der ärztlichen Schweigepflicht.
d) Der Kunde ist im Falle der Beantragung und Vergabe eines solchen Accounts verpflichtet dafür Sorge zu tragen, dass der Nutzer die datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere sich aus dem StGB und der DS-GVO ergebende Regelungen, kennt und diese einhält.
e) Soweit ein Kunde mehrere Kundenkonten beim Anbieter unterhält, besteht für ihn auch die Möglichkeit für einzelne Mitarbeiter oder externe Nutzer gemäß Nr. 3 sogenannte Multiuser zu beantragen, welche Zugriff auf mehrere Konten bieten.
f) Für die Einrichtung dieses „Rechte und Rollen Nutzersystems“ ist der Kunde verpflichtet das offizielle vom Anbieter zur Verfügung gestellte Formular zur Vergabe von Rechten und Rollen zu verwenden. Dieses muss vollständig ausgefüllt und vom zeichnungsberechtigten Kunden oder bei juristischen Personen von dessen zeichnungsberechtigten Organ, unterschrieben an den Anbieter gegeben werden.
g) Es gilt hierbei die unbedingte Schriftformerfordernis, auch für nachträgliche Änderungen.
h) Der Kunde ist für die Richtigkeit der Angaben zur Rechtevergabe selbst verantwortlich. Bei Unklarheiten über die Auswirkung einer Rechtevergabe ist er verpflichtet sich entsprechende Beratung beim Anbieter einzuholen.
i) Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, dass er bei einer Statusänderung von Personen, denen er eine Nutzung eingeräumt hat, diese ohne schuldhaftes Zögern an den Anbieter zu melden. Dies gilt insbesondere beim Ausscheiden des Nutzers aus dem Betrieb des Kunden oder auch bei Beendigung der Geschäftsbeziehung zu einem externen Nutzer. Für Schäden die durch verzögerte / verspätete Mitteilung vom Wegfall der Nutzungsberechtigung eintreten, haftet der Anbieter nicht.
j) Für Falschfreigaben durch den Anbieter bei Übertragungsfehlern oder Eingabefehlern haftet der Anbieter nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
k) Eine Einrichtung erfolgt umgehend nach Eingang der vollständigen und korrekt ausgefüllten Antragsformulare. Ein Anspruch auf Einrichtung innerhalb einer bestimmten Zeitspanne besteht nicht.
l) Der Versand der Unterlagen und Zugangsdaten erfolgt postalisch.
4. Passwortvergabe und -sicherheit
a) Mit Übersendung der Unterlagen wird jedem Nutzer ein vom Anbieter generiertes Transportpasswort übermittelt. Dieses ist vom Nutzer beim ersten Login zu ändern und ein eigenes Passwort zu wählen.
b) Das Passwort muss aus mindestens 10 Stellen bestehen. Hierbei muss mindestens jeweils eine Zahl, Groß- und Kleinbuchstaben, sowie ein Sonderzeichen enthalten sein. Bei schwächeren Passwörtern erlischt jedwede Haftung des Anbieters für unbefugte Nutzung des Accounts.
c) Gleiches gilt bei ungeschützter oder sorgloser Aufbewahrung von Passwörtern. Bei der Weitergabe von Passwörtern durch den Nutzer erlischt gleichfalls jedweder Haftungsanspruch des Anbieters.
d) Zur Erhöhung der Datensicherheit wurde eine 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) implementiert. Hierfür ist pro Nutzer die Eingabe einer E-Mail-Adresse zwingend erforderlich, an welche der Bestätigungscode gesendet wird. Die Erneuerung der 2FA ist in den User-Einstellungen mit 30 Tagen vorbelegt und kann auf 90 Tage oder zu jedem Login verändert werden.
e) Erfolgt innerhalb von 24 Monaten kein Login mittels 2FA, wird der Account vom Anbieter automatisch gelöscht. Bei erneutem Nutzungswunsch muss der Nutzer eine Wiederherstellung beim Anbieter beantragen.
f) Passwörter werden ausschließlich dem Vertragspartner oder seinem bevollmächtigten Vertreter zur Übergabe an den tatsächlichen Nutzer des Accounts übermittelt. Eine Weitergabe der Passwörter aller Nutzer, nach nutzerseitiger Einrichtung / Änderung des Passwortes, an den Kunden ist nicht statthaft. Interne Weitergabe von Passwörtern auf Seiten des Kunden und der von ihm bevollmächtigten Nutzer, führen zum Haftungsausschluss des Anbieters. g) Eine Speicherung der Login – Daten eines Nutzers in einem Browser führt gleichfalls zu einem sicherheitsrelevanten Verstoß der einen Haftungsausschluss des Anbieters zur Folge hat.
5. Nachrichten und Verschlüsselung
a) Mit der Anmeldung und Registrierung eines Nutzers für Doc Control wird für diesen ein Nachrichten-Bereich in Doc Control eingerichtet. Dieser dient zur gesicherten Kommunikation zwischen Nutzer und Anbieter. Zwar erfolgt technisch keine Verschlüsselung zwischen dem Mailserver des Anbieters und dem Doc Control Server, allerdings verlässt eine solche Nachricht das gesicherte Netzwerk des Anbieters nicht. Die Übertragung zwischen Doc Control und dem Browser des Nutzers hingegen erfolgt über eine gesicherte https ¿ Verbindung.
b) Nachrichten, die über Doc Control zugestellt werden, sind in bidirektionaler Weise abrufbar, d.h. der Versender einer Nachricht kann feststellen, ob sie abgerufen wurde.
c) Abgerufene Nachrichten gelten als zugegangen im Rechtssinne.
d) Nachrichten und Anweisungen, die seitens des Nutzers gegenüber dem Anbieter erteilt werden, sind binnen 3 Arbeitstagen in den Arbeitsprozess zu nehmen.
6. Datentransfer via Doc Control
a) Die Funktion Datentransfer gewährt dem Nutzer eine 256-bit verschlüsselte Übertragung seiner Abrechnungsdaten an den Anbieter.
b) Zur Übertragung zugelassen sind ausschließlich die Formate PAD, PADneXt, VDDS, VDDSxml, PADdent, TIF, PDF und JPEG. Zusätzlich ist das Komprimierungsformat ZIP zugelassen, soweit Inhalt des Komprimierungsarchives ausschließlich Dateien der zulässigen Formate sind.
c) Ausdrücklich ausgenommen von der Übertragungsberechtigung sind ausführbare Dateien, sogenannte executables (.EXE o.ä.).
d) Für die sichere Übertragung der Daten ab Eingang im Doc Control Server haftet der Anbieter mit einer Sorgfaltsverpflichtung wie in eigner Angelegenheit.
e) Für die Datensicherheit im Bereich des nutzerseitigen Browsers übernimmt der Anbieter keinerlei Haftung.
f) Daten werden in einer 256-bit Verschlüsselung zum Anbieter übertragen und aufbewahrt bis sie in den Arbeitsgang genommen werden.
g) Nach Übernahme der Daten in den Arbeitsprozess gilt die Verpflichtung zur Datensicherheit seitens des Anbieters fort. h) Der Nutzer kann einmal übertragene Daten jederzeit durch formfreie Nachricht an den Anbieter der Löschung zuführen. Sobald die Daten jedoch in den Arbeitsprozess des Anbieters übernommen sind, kann ein Storno ausschließlich über den Abrechnungsservice des Anbieters beauftragt werden.
7. Informationsbereich
a) Der Nutzer hat, in Abhängigkeit seiner ihm zugewiesenen Rechte und Rollen, Zugriffsmöglichkeiten auf folgende Informationen:
– Bonitätsanfragen
– Finanzstatus
– Honorareingänge
– Patientenübersicht
– Rechnungen
– Statistik
– Dokumente
b) Die in diesen Bereichen zur Verfügung gestellten Informationen sind tagesaktuell, d.h. sie geben den Stand des letzten abgeschlossenen Arbeitstages wieder.
c) Der Nutzer hat in diesen Bereichen keine Möglichkeit die gelieferten Informationen zu verändern. Es handelt sich bei diesen Bereichen ausschließlich um Lese-Rechte.
d) Der Anbieter sorgt für die Korrektheit der angezeigten Informationen im Rahmen des jeweiligen Geschäftsbesorgungsvertrages. Für fehlerhaft angezeigte Informationen haftet der Anbieter nur bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verschulden. Technische Störungen oder Verzögerungen bei der Datenbereitstellung werden vom Anbieter unverzüglich im Portalbereich oder auf geeigneten alternativen Wegen kommuniziert.
8. Verhalten und Ausschlusskriterien
Der Anbieter ist jederzeit berechtigt, beim Verdacht auf Verbreitung von diskriminierenden, rassistischen, jugendgefährdenden, illegalen oder kriminellen Inhalten, einen Account ohne vorherige Ankündigung zu schließen und verdächtiges Material einer behördlichen Untersuchung zuzuführen.
9. Geltung im Verhältnis zu anderen Vereinbarungen
a) Diese Bedingungen gelten ergänzend zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen GmbH – Ärztliche Gemeinschaftseinrichtung und dem jeweils mit dem Kunden geschlossenen Geschäftsbesorgungsvertrag. Sie gelten insoweit speziell für die Benutzung des Online Angebotes Doc Control und sind insofern Spezialvorschrift im Verhältnis zu den vorgenannten Bedingungen und Vereinbarungen. Sie berühren die übrige Gültigkeit dieser anderen Bedingungen nicht.
b) Diese Bedingungen gelten zeitlich unbegrenzt und werden mit jeder erneuten Bestätigung durch den Nutzer Inhalt der Geschäftsbeziehung in der jeweils bestätigten Fassung.